Saber cerrar: lecciones de Emilio

La lectura y el estudio de los libros de Rita Mulcahy son casi una guía infalible para certificarse como practicante de la gestión de proyectos. Dice Rita (los practicantes y adeptos dicen “Rita”) que el arte de gestionar proyectos es la manera como los jefes de proyecto usan la ciencia de gestionar proyectos (1). ¡Ole! Yo no lo entiendo mucho, la verdad, ni tampoco considero que la gestión de proyectos sea una ciencia de nada.

En cualquier caso, Emilio, de quien ya he hablado en un post anterior es un artista, que domina, entre otras cosas, la gestión de los dos momentos más complicados de cualquier proyecto: saber abrir y saber cerrar. Hoy hablaremos de lo segundo.

Cerrar, según Rita, es cumplir las expectativas de clientes e interesados, en tiempo, calidad y coste. Cerrar, en mi opinión, es hacer eso razonablemente, o sea dejar lo menos insatisfechos posibles a los clientes y reducir las desviaciones de alcance, tiempo y coste. Pero, sobre todo, cerrar es asegurar que los clientes están en condiciones de cumplir los objetivos de negocio que se propusieron, los usuarios saben y pueden usar los sistemas y los responsables técnicos y funcionales (los “amos” de la tecnología y de los procesos) saben y pueden entender y mantener con autonomía lo que se ha hecho (2).

La tendencia natural de usuarios, técnicos y de los propios proveedores es no cerrar nunca, si es posible. Siempre queda algo por hacer, siempre aparece un nuevo requerimiento o un cambio que sólo se ve a última hora, un aspecto de presentación que a los diseñadores multimedia les gusta más, formación o documentación que queda por entregar. Decía un cliente mío que tener un consultor (integrador o implantador, qué más da) en la empresa es como tener un albañil en casa, siempre hay algo que hacer o que cambiar. Emilio sabe que hay que cerrar, tiene ese convencimiento, esa actitud: saber cerrar es querer cerrar. Eso quizá es más importante que muchos procesos o normas.

Comentábamos con alguno de mis colegas enfrascados en su tesis doctoral que lo que más les cuesta es cerrar. Una tesis es probablemente como un proyecto, también en esto (3). Y, aún más que en otra clase de proyectos, hay que cerrar, cerrar, cerrar. Puedo presentaros a Emilio.

Es verdad que cerrar bien es el resultado de muchas cosas que se han debido hacer antes bien hechas: gestionar las expectativas, manejar los cambios, establecer los juegos de pruebas y definir las condiciones de aceptación. Y de cosas que el cliente tiene que hacer en su casa, eso que llamamos la “gestión del cambio”. Ya lo dije, Emilio es un poco paranoide, y ya imaginó casi todo lo que podía salir mal. Es también, como yo, un paranoide de las pruebas.

Una cosa que está ayudando en los proyectos de IT y multimedia de un cierto volumen y complejidad es fraccionar las entregas de productos y también presentar a lo largo del trabajo prototipos y anticipar las pruebas de usuario en entornos casi reales. Es propio de los principios y metodologías llamadas “ágiles”. Es preferible 100 proyectos de 100 días que 10 proyectos de 1000 días o un proyecto de 10.000 días.

Emilio que, como dije, actúa de forma ligera y discreta a lo largo de la ejecución del proyecto, se hace bien visible y se multiplica en el momento del arranque, de la puesta en marcha del nuevo sistema. Decide el momento y lo negocia con todos. Y, sobre todo, es el que da la cara, hace un seguimiento, priorización y resolución inteligente y activa de las incidencias y temas pendientes, los maneja con clientes y proveedores. Y, aunque la profesión va por dentro, mantiene la calma y la trasmite a los equipos. No juzga, no culpa. Está cerca de los problemas y hace para que se resuelvan.

Emilio cuida también la reunión de cierre, la escenificación formal de que las cosas se han acabado de forma razonablemente satisfactoria. Y cuida aún más la celebración del éxito con los equipos, un (digamos que) proceso de gestión que no está, por cierto, en los manuales de Rita Mulcahy ni en las pruebas para certificarse. Lo dicho, Emilio es un artista, con mucho sentido común.

Notas:

1. Rita Mulcahy ha escrito un montón de manuales y libros de recetas y ejercicios. Entre los más recientes, puede verse, por ejemplo, Mulcahy R (2009, 2010) PM Crash Course for IT Professionals (RMC, Cisco).

2. Ver Rodríguez JR, García Minguez J, Lamarca I (2007) Gestión de Proyectos Informáticos: Métodos, Herramientas y Casos (Editorial UOC) y los materiales docentes Rodríguez JR, Mariné P (2010) Gestión de Proyectos (Eurecamedia).

3. Algunos autores consideran que hacer una tesis es un proyecto. Puede verse un librito clásico: Davis G, Parker C (2ª, 1997). Writing the Doctoral Dissertation (Barron’s). (Soy consciente de que decir todo ésto es más fácil si uno no ha hecho ni está haciendo la tesis, jeje).

Licencia Creative Commons
Este contenido, a excepción del contenido de terceros y de que se indique lo contrario, se encuentra bajo una Licencia Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 3.0 Unported Licencia.

Acerca de josé ramón

José Ramón Rodríguez es profesor de dirección de las TIC y responsable de los programas de Business Intelligence de los Estudios de Informática, Multimedia y Telecomunicación de la UOC. Trabaja también como consultor independiente.
Esta entrada fue publicada en Profesión y etiquetada , , . Guarda el enlace permanente.

7 respuestas a Saber cerrar: lecciones de Emilio

  1. dani dijo:

    Muy interesante el artículo, ¡enhorabuena!

    Me ha parecido curioso lo que comentas sobre las tesis. Yo, hace unos cuantos años, cuando todavía estaba trabajando en la mía, me encontré en un congreso con un catedrático de la Universidad de Zaragoza. Éste, al quejarme de lo eteeeernas que se hacen las tesis, me dijo: “Las tesis no se acaban. Se abandonan.” No se si es la manera correcta de decirlo, pero no he podido evitar, con el tiempo, repetirlo unas cuantas veces a doctorandos míos, amigos y compañeros que estaban en ese momento tan “duro”.

  2. Pingback: Bitacoras.com

  3. Belén dijo:

    Creo que ya, sin duda, me he enamorado de Emilio, y si no puedo llegar a conocerle, aspiro a ser como él algún día…………….en ello estoy.

  4. Jose ramon dijo:

    Jajaja
    Hay proyectos y tesis que son como los vicios: en realidad no los dejamos, son ellos los que nos dejan…
    Ser como Emilio es una buena aspiracion. Buscar y desarrollar Emilios en las empresas, tambien.
    Gracias por vuestros comentarios.

  5. José Andrés Gómez dijo:

    La verdad que explicado así todos podemos ser Emilio en la empresa. A mi “Rita” me gustaba pero creo que no cumple aspectos culturales nuestros (como por ejemplo “celebración del éxito”, creo que este es el refuerzo positivo más grande en los proyectos)
    Además propongo cambiar el puesto de trabajo de Jefe de Proyecto a Emilio, porque así no habría tantos aspirantes…
    En una cena o comida de empresa no sería tan bonito decir:
    C: De que trabajas?
    E: Yo soy el Emilio de la empresa
    C: Pues hace bueno…

  6. Miguel Angel Bueno dijo:

    Bueno… Yo aquí no puedo opinar mucho. Me explico: estoy en un proyecto que lleva abierto la friolera de 15 años, porque es un software estándar cuyos requisitos son mayoritariamente fiscales y hay cambios legales cada dos por tres que ineludiblemente hay que desarrollar y adaptar para nuestros clientes.
    Por tanto, cerrar, lo que se dice cerrar, no he cerrado nunca. Hacemos cierres parciales (versiones les llamamos), unos 7 u 8 al año, pero el mantenimiento y el desarrollo nunca se terminan y se solapan las versiones, a veces incluso se amontonan.
    Me gustaría cerrar algún día, aunque sólo sea por saber qué se siente…

  7. Pingback: El discurso del método | iNFoRMáTiCa++

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *

Puedes usar las siguientes etiquetas y atributos HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Más en Dirección de las TIC, Empresa
Saber abrir: lecciones de Emilio

He trabajado un tiempo con o para un jefe de proyecto de un cliente, llamémosle Emilio. Emilio no es un...

Cerrar