Cómo organizar una fiesta

Lo flipo (diría Iker Casillas, amigo) estos días con las historias en el juzgado, en las comisiones de investigación, en los medios y en las declaraciones de los políticos con los desastres en la mega fiesta de Halloween del “Madrid Arena”. Nadie parece responsable de la organización, de los permisos, de los controles de acceso, de la seguridad…, o no hacía falta. La responsabilidad, señalan algunos sin rubor, es de los que fueron… y de sus padres que les dejaron ir.

Mr. and Mrs. Robert Andrews, por Thomas Gainsborough

Mr. and Mrs. Robert Andrews, por Thomas Gainsborough. Fuente: Wikipedia – Licencia: Dominio público

Algunos clientes me encargan organigramas, de la IT o de sus negocios. Intento no escribir organigramas. Hago dibujos: huevos que son como muñecas rusas, planetarios o paredes de ladrillo, puzzles con los nombres de la gente. Un organigrama es frecuentemente una excusa para medrar o para esconderse (y además el cliente al final se enfada si no escribes lo que te dice y no te paga el trabajo). Mintzberg (casi 9000 citas de este artículo de 1971) dibujaba los flujos informales de la información y del poder de las empresas en una especie de huso lleno de flechas cruzadas.

Me gusta la organización por proyectos propia de los servicios professionales;  los pequeños equipos SWAT (Special Weapons and Techniques) de intervención de la policía y del ejército (lo siento); y  las estructuras sencillas propias de las operaciones de emergencia y salvamento, basadas en los procesos, no en los cargos, en las que sin embargo todo el mundo sabe lo que tiene que hacer.

No entiendo la figura del “coordinador” ni aquéllas organizaciones llenas de “coordinadores”. ¿Qué es y para qué sirve un coordinador? En una vida anterior fui “jefe de la sección de apoyo del coordinador de gestión” de no sé qué. Lo juro, lo ponía mi tarjeta. Mi trabajo en realidad era ir a reuniones y hacer de corre-ve-y-dile y de me-dijo-le-dije. No duré mucho.

En la gestión de proyectos hay una herramienta simple que enseñamos a nuestros estudiantes y que suele servir casi siempre y es fácil de exportar a otras organizaciones: la matriz RACI.  La cosa se ha ido sofisticando con cantidad de variantes y los gurús de la gestión de proyectos dicen ahora que no sirve del todo en proyectos demasiado complejos, técnica y políticamente (y es verdad, aunque lo que acaban haciendo es añadir más filas y columnas). Pero, en el límite, sus principios son universales y su aplicación en todas partes ahorraría muchas discusiones sobre organigramas, proporcionaría mayor claridad a los contratos y a los jueces y evitaría algunas muertes.

Probablemente muchos la conocéis y algunos la aplicáis. RACI propone que en cualquier actividad, y particularmente en los proyectos, hay cuatro roles básicos:

1) El que hace las cosas, la tarea o actividad que tiene encargada es el Responsible, que en inglés es algo de nivel más bien operativo  y de ejecucion. Suelen ser unos cuantos, uno o más para cada tarea. Por ejemplo, alguien compra las fantas.

2) El que tiene la autoridad y responsabilidad sobre las cosas que se hacen, aunque las haya podido delegar (como decía Robert Half, la delegación funciona si el que delega también trabaja). La autoridad de aprobar y la responsabilidad por los resultados. O sea, al que se le corta lo que sea si las cosas salen mal es el Accountable. (Hemos hablado de la Accountability en otra entrada reciente: accountability tiene que ver con objetivos y con métricas.) El responsable, por lo tanto, conviene que sea uno y sólo uno para cada línea de trabajo o fase del proyecto o grupo de tareas, y para el proyecto en su conjunto. Por ejemplo, alguien es responsable de las bebidas, y alguien lo es de toda la fiesta.

3) Una serie de gente debe ser consultada, o es mejor hacerlo, porque son los que saben de  algunas cosas o puede mover algunas teclas. Es el Counsel, o Consultant. Conviene reservarle tiempo, porque siempre tiene que dar opinión a demasiada gente sobre demasiadas cosas. Si tiene muchas cruces en la matriz es una mala señal. Alguien sabe de los permisos, hay que pedir permiso casi para todo, en una fiesta.

4) Finalmente, un grupo de gente a los que afectan las decisiones (o los jefes de todos los anteriores, aunque no me guste nada) deben ser informados (Informed). Hay que avisar a la comunidad de vecinos y a los servicios de emergencia y hasta al alcalde o alcaldesa, según el tamaño de la fiesta. Pueden tener algo que decir y así luego no dicen que no sabían, además.

Así de sencillo y, por lo visto, así de complicado. Pero hay sólo un responsable para cada cosa y otro para todas juntas. Y así las fiestas salen más cool.

Nota: La obra de hoy es el  retrato campestre del Sr. y la Sra. Andrews, pintado por Thomas Gainsborough entre 1748 y 1749. No estoy pensando en concreto en ningún Sr. y Sra. Andrews, de verdad.

CC BY-NC-SA 4.0 Cómo organizar una fiesta por Jose Ramon está licenciado bajo una Licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.

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