Planificarse (I)

“- Gatito de Chesire, ¿podrías decirme, por favor, qué camino debo seguir para salir de aquí?
Esto depende del sitio que quieras llegar -dijo el Gato.
No me importa mucho el sitio…
Entonces tampoco importa mucho el camino que tomes -dijo el Gato.
- …siempre que llegue a alguna parte -añadió Alicia.
¡Oh, siempre llegarás a alguna parte, si caminas suficiente!”

Lewis Carroll. Alicia en el País de las Maravillas. Capítulo VI.

Comentábamos con mis colegas de las asignaturas de Gestión de Proyectos que, en casi 100 entradas del blog de los estudios, no hemos dedicado una sola al gran icono de la disciplina y hasta de los que no la practican ni lo harán nunca: la planificación del proyecto.

Mikatagahara no tatakai. Fuente: Wikipedia – Licencia: Dominio público

Los directores de programa de nuestra colección de Estudios encargaron a Robert Clarisó, director del máster de Ingeniería Informática, actualizar los materiales que damos a los profesores, consultores y alumnos para orientar el Trabajo Final de su carrera. Y Robert me ha dado la oportunidad de hacerlo juntos. Una parte del encargo ha sido presentar el Trabajo Final como un proyecto y alinearlo lo más posible con los métodos y conocimientos que sobre esto han recibido en la carrera. (Ufff, estos clientes (estudiantes que acaban, directores de programa, todos los colegas juntos) son exigentes y, al menos a mí, me temblaban las piernas.)

Creo que nos hemos decidido por un formato ligero, en el que el método no moleste sino que sea una ayuda y, sobre todo, por llenarlo de recomendaciones de la práctica de dirigir y ver muchos trabajos finales (Robert)  gestionar unos cuantos proyectos (yo),  y de lo que extraemos de la teoría y la práctica de esta disciplina y de sus modelos de referencia. O sea, despojarlo de liturgia y proporcionar herramientas y consejos que nos parecen y confiamos que os parezcan prácticos.

En cuanto a las recomendaciones para planificarse, escribimos con otros colegas sobre estas cosas hace unos años y con una visión parecida. Y como estos consejos son universales y no les hemos dedicado una línea en el blog, me vais a permitir que recuerde aquí los más importantes:

1. Planificar no es lo primero, ni lo último, ni lo más importante en un proyecto. Pues no. Un proyecto mal definido, sin objetivos, sin un alcance claro, sin un encargo y un cliente, sin la comprensión de las partes interesadas, los riesgos que nos acechan, un cierto horizonte temporal y una primera estimación realista de la dedicación y recursos que podemos disponer, no se puede planificar. La planificación (según el gurú Kerzner) se hace después de un conjunto de trabajos previos y de viabilidad y de una definición sólida; y debería ocupar un 20% del esfuerzo, o sea aproximadamente lo mismo que la definición (que va antes), y la mitad que la ejecución (que va después).

2. Planificad de lo grande a lo pequeño y del final hacia atrás. Deberíamos ser capaces pronto de definir cuál es el producto o productos finales (el big picture), descomponerlo en hitos o productos parciales e ir hacia atrás para definir las grandes fases o actividades que necesitaremos realizar para alcanzar el resultado. Es más útil una lista de objetivos y fechas que una lista de actividades y un diagrama de Gantt. Si lo hacemos así, nos ayuda a enfocarnos al objetivo y a ser realistas: ¡el realismo es el corazón de la planificación!. El plan no es un icono ni un engorro metodológico, es una herramienta de ayuda para gestionar y controlar el alcance, el tiempo y el esfuerzo.

3. Enfocaros a los objetivos y los productos; las actividades y tareas vienen después. Tiene sentido hacer un árbol de descomposición de los objetivos y productos en hitos y paquetes de trabajo y éstos en otros menores y éstos en actividades. Asegurad la consistencia entre estos dos o tres niveles (no más) de manera que consten todas las actividades para completar un hito. (No hace falta hacer una descomposición demasiado detallada, ni probar que hemos hecho o haremos muchas cosas. ¡No se planifica ni se gestiona para probar que uno trabaja, sino para alcanzar un resultado!) Un proyecto medio en total no debería de tener más de 5 a 10 hitos y cada hito no debería necesitar más de 5 a 10 actividades para completarla.

Si os apetece, seguimos otro día.

Nota: La obra de hoy corresponde a “La batalla de Mikatagahara”, celebrada en el siglo XVI entre los clanes rivales de Takeda y Tokugawa, dos samurais. Takeda intentaba evitar el conflicto y tomar Kyoto, pero la guerra fue inevitable.

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Acerca de josé ramón

José Ramón Rodríguez es profesor de dirección de las TIC y responsable de los programas de Business Intelligence de los Estudios de Informática, Multimedia y Telecomunicación de la UOC. Trabaja también como consultor independiente.
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5 respuestas a Planificarse (I)

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  2. Pingback: Planificarse (II) | iNFoRMáTiCa++

  3. Juan Carlos Fernández dijo:

    Me parece una reflexión tremendamente interesante, pero impracticable en nuestra realidad cotidiana. Tu sabes, como lo se yo, por tu propia experiencia, que lo que propones es imposible, entre otras cosas, porque ningún futuro cliente está dispuesto a asumir el coste de una planificación de proyecto bien hecha, y ningún “bendedor de proyectos” está dispuesto a asumir ese coste como coste de la preventa que luego no podrá repercutir al cliente final.
    No pongo en duda que en “grandes proyectos” ese planteamiento sea posible, pero afirmo que en el entorno de la PYME (más P que M) es absolutamente impensable. Cuando tú estas terminando de tomar datos para planificar ha aparecido otro que ya ha firmado el proyecto por un precio que ya es imposible que puedas asumir.

  4. Juan Carlos Fernández dijo:

    Por supuesto “Bendedor de proyectos” es “vendedor de proyectos”. Lo siento.

  5. jose ramon dijo:

    Hola Juan Carlos,
    Uy, planteas muchas cosas que dan para mucho. Algunas estan un poco comentadas en la siguiente entrada.
    1) Lo primero, uno no necesita TODA la informacion para hacewr una propuesta. Luego necesita un poco mas para hacer un plan, etc. Nos la jugamos, es verdad. Es bueno que los contratos contemplen las asunciones, restricciones, cambios y un dialogo abierto con el cliente cuando el proyecto avanza.
    2) No creo mucho en los ‘vendedores’ de proyectos, separados del que va a hacer el proyecto en realidad. Y si yo fuese el cliente, no me lo creeria.
    3) En las empresas y paises mas maduros, se aplican las penalizaciones. Algunos clientes se han arruinado y algunos proveedores tambien. Creo que esto es sano y nos curara de vendedores de fantasias y de compradores proxenetas.
    Muchas gracias por tu comentario. Saludos

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