Planificarse (II)

En la primera parte de esta entrada, comenzábamos a recordaros algunas recomendaciones prácticas para planificar un proyecto. Intentamos atemperar el “icono” de la gestión de proyectos en que se ha convertido la planificación, pero al mismo tiempo establecer la necesidad de una planificación orientada a cumplir los objetivos y ayudar en la ejecución. “Parecía, desde luego, un plan excelente (dice Alicia en el País de las Maravillas), y expuesto de un modo muy claro y muy simple. La única dificultad es que no tenía la menor idea de cómo llevarlo a cabo”. Seguimos, pues, hoy:

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Tokugawa Ieyasu tras su derrota en Mikatagahara. Fuente: Wikipedia – Licencia: Dominio público

4. La planificación es un trabajo iterativo y permanente. Nunca tendréis al inicio todos los datos, todos los requisitos y todos los elementos para hacer las estimaciones de tiempo y recursos. Haced al comienzo del proyecto una estimación inicial e ir refinándola mientras el proyecto avanza. Confiad en la experiencia, comparad la ejecución con el plan y volved a planificar, teniendo siempre en cuenta el triángulo mágico que relaciona alcance, tiempo y coste. Si cambiáis cualquiera de ellos, afecta a los demás (Y si hacéis cosas muy complicadas, siempre tenéis los sofisticados cálculos de Boehm.)

5. Señalad las actividades más críticas, las más consumidoras de recursos, las más complejas y las que están en el camino crítico. Enfocaros en éstas. Dedicadle más atención, más equipo y el mejor equipo. Tratad de reducir el número de interdependencias entre las actividades y quitar del camino crítico cuantas más actividades mejor. Por cierto, ya sabéis, una cosa es tiempo (calendario) y otras cosa es tiempo (esfuerzo). Y nueve mujeres embarazadas no hacen un hijo en 1 mes.

6. Mantened el foco y el realismo. No asignéis muchas tareas en el mismo periodo de tiempo a una persona o la misma persona a varios proyectos o a varias personas para hacer la misma cosa. No planifiquéis los recursos asumiendo una productividad del 100%. Eso no existe.

7. Pensad siempre el “próximo paso”. Es una técnica muy tonta pero efectiva, especialmente durante la ejecución. La gente se encalla cuando no ve el paso siguiente y cuál tiene que ser su resultado y cómo contribuye al resultado final. Un buen jefe de proyecto tiene la capacidad de ver el detalle y ver el resultado total. Un buen jefe de proyecto planifica también su día a día y el de su equipo.

8. Calculad los riesgos, tened un plan B y un cojín para contingencias. Los buenos jefes de proyecto son un poco paranoicos y tienen algún cenizo en el equipo. Pensad todo lo que puede salir mal, pensad en las alternativas y el plan de salida. Reservad un tiempo y recursos (que puede ser del 10% al 50% según la complejidad del trabajo) para las contingencias.

9. Planificad el tiempo de relación con el cliente, de reuniones internas y externas, de producción de entregables parciales y el que se tomará el cliente para aprobar las cosas. Primero, porque ocupa más tiempo del que pensáis. Segundo, porque no es un tiempo perdido.

10. Planificad cuidadosamente y dejaros tiempo y recursos para las pruebas. Es en lo que se suele ahorrar cuando las cosas van mal y nos hemos ido comiendo el tiempo y el presupuesto. Y es lo que no puede faltar, nunca.

11. Planificad el cierre, el trabajo con el usuario y el soporte, y el tiempo y dedicación para completar el trabajo y traspasarlo al cliente. El cierre, si contamos las pruebas, puede ser el 20% del esfuerzo y si las cosas van mal dadas y/o se requiere mayor soporte al usuario, resolución de incidencias y problemas y estabilización del sistema, puede ser incluso más.

La planificación es un ejercicio extraño. Necesitas el zoom para lo pequeño y para lo grande; una visión más amplia del contexto y los objetivos, lo que para el cliente de verdad importa; el sentido común para cambiar los planes si toca; la paranoia para imaginar lo que no saldrá;  y la experiencia y realismo para asignar tiempos y recursos para todo, también para lo incierto.

Nota: La obra de hoy es también una continuación de la anterior. Muestra a Tokugawa derrotado después de la batalla de Mikatagahara, el 25 de Enero de 1573. A veces, pasa.

CC BY-NC-SA 4.0 Planificarse (II) por Jose Ramon está licenciado bajo una Licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.

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