Gestión económica para profesionales de la Informática (I)

Muchos de los que en su día estudiamos Ingeniería Informática hemos terminado ejerciendo la profesión por cuenta propia o hemos montado un negocio o una empresa. Los profesionales de la informática (en general) somos unos enamorados de nuestra profesión, nos encanta programar, configurar sistemas, descubrir nuevo hardware, etc. pero lo de gestionar el negocio (i.e. finanzas, marketing, ventas, etc.) ya no nos suele atraer tanto. Aun así, estos son temas importantes. Por esto, intentaré escribir una serie de entradas orientadas a la gestión del negocio (propio), siempre desde la humilde perspectiva y experiencia de un servidor.

Este primer post lo dedicaré a introducir una base de la gestión económica. El control del estado actual de la economía del negocio es muy importante: a todos nos gusta tener ‘cash‘ en el bolsillo para poder comer, ir al cine, etc.

Cash machine. Licencia CC-BYHâkan Dahlström

Como profesionales independientes (o similar) debemos tener siempre una foto del estado actual del negocio. Saber cuánto dinero tenemos en el banco es bastante fácil, basta con conectarte a la Extranet del banco y ver cuántas facturas tienes pendientes de cobrar. Pero también es importante saber, por ejemplo, cuánto vas a facturar la semana que viene. Esto ya es mas complicado.

El principio de meritación

El principio de meritación (o de devengo) nos dice que debemos imputar los ingresos y gastos según la corriente real con independencia del momento en que se facturen o cobren. Para los que no somos contables, con un par de ejemplos nos suele quedar claro:

Ejemplo 1: Si Juan nos paga 5.000 Euros a cuenta de un ERP que debemos entregar a los 3 meses, de momento hemos meritado 0 Euros aunque en nuestra cuenta tengamos 5.000 Euros. Si nos gastamos el dinero y a los 3 meses no entregamos el producto vamos a tener un problema porque nos hemos gastado algo que no hemos meritado (o dicho de otra manera, nos hemos gastado algo que no hemos ganado).

Ejemplo 2: Supongamos que llevamos desde principios de año trabajando en un portal Web valorado en 10.000 Euros, y llevamos completado el 85% de nuestro trabajo. El cliente pagará el 100% a la entrega (algo que no recomiendo que permitáis, salvo en contados casos). A nosotros quizá nos quede poco dinero en el banco. En realidad ya hemos meritado 8.500 Euros (i.e. el 85% de 10.000 Euros) y dentro de poco entregaremos el proyecto y cobraremos la factura.

Es fácil entender la necesidad de llevar un control del meritado (completado pendiente de facturar o cobrado pendiente de hacer).

Facturar no es igual a cobrar

Del mismo modo que meritado no es lo mismo que facturado, facturado no es lo mismo que cobrado (sobretodo en los tiempos que corren). Es importante prever que no todos los clientes pagan al contado. Muchos pagan a 30, 60, 90 o mas días y esto nos puede conllevar una serie de gastos financieros o tiranteces de caja (cuando no tienes ‘cash’ para pagar).

Un producto o servicio no siempre tiene el mismo valor cuando pasa del estado meritado al estado facturado (puede que finalmente no se pueda facturar la totalidad, pierda valor el trabajo, etc.) y naturalmente una vez facturado nos pueden aparecer gastos imprevistos (e.g. por la forma de pago o comisiones financieras por el retraso en el pago, etc.).

Vamos finalizando…

La gestión de todo esto, teniendo en cuenta que no somos contables ni somos propietarios de Telefónica, la podemos llevar tranquilamente mediante una simple hoja de calculo. Incluso podéis combinarlo con algún sistema de gestión de listas. Tened en cuenta que con una buena gestión financiera podemos vivir muy tranquilos. Han habido muchos negocios rentables que han cerrado por culpa de no saber gestionar bien su economía.

Muchas gracias por leer este post y espero que os haya sido de utilidad. Si os ha gustado, creéis que podéis aportar alguna cosa más, o tenéis alguna crítica constructiva vuestros comentarios serán bienvenidos.

Albert Coronado es Ingeniero Superior en Informática y Master en Dirección Económico-Financiera de la empresa por la UOC con mas de 14 años de experiencia en el mundo de la informática corporativa. Actualmente trabaja como Freelance ofreciendo servicios de Consultoría, Desarrollo y Formación en proyectos relacionados con portales corporativos y de eCommerce.

CC BY-NC-SA 4.0 Gestión económica para profesionales de la Informática (I) por Comunidad UOC está licenciado bajo una Licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.

4 Comments

  1. Considero muy recomendable el post de Albert Coronado sobre Gestión económica para profesionales de la Informática (I).

    Soy Mercedes Fernández de Sevilla titulada en Graduado Multimedia y tengo 25 años de experiencia en Gestión Administrativa en Pymes y Multinacionales, Departamentos de Compras, Ventas, Importación y Exportación. Sectores textil, regalo promocional, electrónica, metalúrgico y marítimo (transitarios y consignatarios). Actualmente estoy a punto de debutar como Asesora en Gestión administrativa para microempresas y pymes. Especialmente me dirijo a emprendedores. Ofrezco servicios por horas y proyectos.

    Los dos problemas que veo que se repiten con frecuencia en las empresas tanto pequeñas como grandes son: LA GESTIÓN DE COBROS y UNA EQUIVOCADA NEGOCIACIÓN DE VENTAS.

    Ambos temas dificultan mantener la liquidez y autofinanciación de la empresa.

    LA GESTIÓN DE COBROS normalmente falla por la falta de un seguimiento regular. Sólo con el pequeño detalle de ir recordando a los clientes las fechas de pago y facilitarles los próximos importes a pagar, disminuye a la mitad e incluso más el porcentaje de morosos. A nadie le gusta que estén constantemente recordándole que debe dinero. Quien antes se queja, antes cobra. El tema se complica con los ‘freelance’ porque a menudo hacen proyectos para amigos y es violento reclamar los pagos. Aconsejo que tengan una tercera persona para hacer esa gestión. La falta de confianza facilita más el pago sin demora.

    LA MALA NEGOCIACIÓN DE VENTAS significa a menudo que el margen de beneficio disminuye porque no hemos tenido en cuenta todos los riesgos de la operación, tal como ya ha comentado Albert Coronado en su artículo. Especialmente las multinacionales analizan constantemente los márgenes de compras y de ventas, porque es vital para corregir a tiempo las desviaciones que puedan producirse en el beneficio. Si no somos conscientes en todo momento del beneficio que nos queda con las operaciones no podemos controlar verdaderamente si nuestro negocio sigue siendo rentable. No se puede negociar de igual manera en el mercado nacional que en el mercado internacional, ni tampoco es igual coste de producción o servicio vender a una tienda pequeña que a una cadena de supermercados. Un pequeño proyecto informático es más fácil de presupuestar con un cálculo estimado aproximado a la realidad. Un proyecto grande debe contemplar la posibilidad de escalabilidad y añadir nuevos presupuestos para tareas no previstas inicialmente.

    Hoy en día hay disponibles muchas herramientas de libre uso o poco coste para gestionar los pequeños negocios y vale la pena invertir una parte de nuestro tiempo en estas tareas de seguimiento administrativo o delegarlas a alguna persona competente. Seguro que ahorraréis tiempo y dinero.

    Espero haber sido de ayuda.

    Un cordial saludo,
    Mercedes F.

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  2. Hola Mercedes,

    Primero de todo disculpa la tardanza en contestar, este Viernes salí de viaje y no he vuelto hasta ahora. Muchas gracias por tu aportación, muy acertado el apunte sobre la gestión de cobros, puedo asegurar por experiencia que se debe estar encima para no tener problemas. Sobre la negociación de ventas hay tema para rato: técnicas de negociación, contabilidad de costes, etc.

    Una vez mas muchas gracias por tu aportación que ha dado mucho valor al post.

    Saludos,

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  3. Felicitarte por tu blog, fenomenal aporte.

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  4. Estoy de acuerdo con vosotros, hay que llevar una gestión de beneficios para saber manejar el margen en cada momento, ya que, puede fluctuar de una semana a otra.

    En cuanto a las ventas también hay que negociar los plazos de pago con proveedores, algo muy importante y necesario, porque los clientes como bien ha dicho Albert mas arriba suelen pagar a plazo, de 30, 60 e incluso 90 días.

    Yo tengo un negocio cara al publico donde vendemos hardware y software. Es muy delicado mantener los margenes actualizados, y hay que hacerlo.

    Por otro lado tenemos los productos que se rompen o RMA que hay que devolver y generan gastos de transporte.

    Todo esto no sucede por ejemplo en las tiendas online. No hay problemas en cobros, porque se cobra de forma anticipada y antes de compras ya estas vendiendo. Algo muy práctico.

    En fin, espero que mi aportación sirva para enriquecer este blog.

    Saludos Cordiales.

    Julio Alfaro Martín
    Experto en contabilidad, marketing digital y social media.

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