Un plan de sistemas “ágil”

La UOC, como otras universidades y escuelas de negocios, está haciendo su plan estratégico de sistemas de información, o acaso mejor su estrategia “digital”;  le llamamos sin embargo Máster Plan, a la antigua. Acaso vuelva la planificación estratégica en estos tiempos dudosos. Lo estamos haciendo internamente y me han encargado que lo coordine. Hacer de profesor que hace de consultor que hace de directivo temporal es un ejercicio de riesgo y me tiemblan las piernas. Lo lidera Rafael Macau, director de Operaciones y anterior decano de los estudios de Informática, Multimedia y Telecomunicaciones.

Presentación Máster Plan de Sistemas de Información de la UOC

Como dice Roberto Pérez, director de Desarrollo, casi cualquier plan es bueno, los problemas vienen con la ejecución. El mariscal Moltke decía que ningún plan de batalla sobrevive al contacto con el enemigo, jeje. Mientras tanto hay algunos rasgos de lo que estamos haciendo que son un poco diferentes de los planes al uso y que pueden ser de interés para los lectores, sean profesionales o estudiosos.

  • Es un plan interno, hecho con recursos de la casa. ¿Es un tema de dinero? Quizá en parte sí, pero sobre todo es una cuestión de concepto. Creemos que no se puede dejar la estrategia en manos de terceros, que esto nos ayuda a involucrar más y mejor a los interesados y crear una visión compartida y  compromiso con la ejecución: más de 100 personas de toda nuestra comunidad participan. Lo han explicado Aron y Turton en un papel de Gartner (G00171472). Gartner nos está proporcionando una galería de herramientas de soporte y buenas prácticas, como parte del servicio que dan a la UOC desde hace tiempo, pero no son consultores de nada.
  • Es un plan “ágil”, o sea rápido y de aproximaciones sucesivas. Fue una intuición afortunada de Clara Beleña, la jefa de la oficina de proyectos y jefa también del proyecto del plan, acostumbrada a este tipo de enfoque en los proyectos de desarrollo. El plan se despliega en espiral, tanto en el proceso (invocando la participación progresiva de un número mayor de colaboraciones) como en los entregables (que se van refinando progresivamente en el contenido y el nivel de detalle).
  • Es un plan enfocado a los temas clave del negocio y de la tecnología. McKinsey lo llama issue o hypothesis driven. En vez de hacer un barrido, un inventario o una auditoría de lo que hay y lo que los usuarios quieren, se identifican pronto cuáles son las preguntas que el plan tiene que contestar y las hipótesis o escenarios para su resolución, por locos que parezcan. Los equipos, organizados alrededor de los procesos clave del negocio, reciben ese input inicial. Por lo tanto, como también decía Dave Aron, se trata de revisar de forma ambiciosa nuestra misión (la manera que tenemos de hacer las cosas, “la cadena clave” de la empresa) más que las prioridades o peticiones coyunturales.
  • Está orientado a la estrategia en vez de a la demanda. La mayoría de los planes de sistemas están pensados para establecer un marco estable y pactado con los usuarios para la gestión (priorización) de la demanda. En nuestro caso, el nuevo equipo rectoral está liderando un  Plan Estratégico de largo alcance para el negocio. El máster plan de sistemas de información es una pieza y la vicerrectora Aymerich, responsable del Plan Estratégico, lo es también de la comisión de seguimiento del plan. El plan, por tanto, se alinea con la estrategia corporativa y se anticipa a la demanda. La visión es la de una universidad digital, un concepto disruptivo, pero también discutido (gracias, Juanjo).
  • Y, sin embargo, lo que más nos importa es la ejecución. Más allá de algunas directrices básicas y una cartera de iniciativas estratégicas, nos importa el modelo de gobierno y la agenda de ejecución del plan, el modelo de provisión y prestación del servicio, antes, durante y después del plan. Creemos, como Mintzberg, que la estrategia es una especie de artesanía (craftmanship) y que se hace camino al andar. Sabemos que esto resulta a veces vertiginoso para los directores de informática y para los usuarios, qué le vamos a hacer.
  • Entender y satisfacer a los clientes e interesados. La mayoría de los planes de sistemas están más preocupados por “gestionar (sic) a los interesados”, que suelen ser los que más gritan o los que más mandan. Nuestro plan está orientado a mejorar la experiencia del que paga y se esfuerza (el estudiante) y de los diferentes agentes que intervienen en esa experiencia, empezando por los docentes internos y nuestra enorme nómina de asociados y colaboradores. No dejamos de ser conscientes, sin embargo,  de que, como también decía Mintzberg, las empresas más complicadas son los hospitales, las orquestas sinfónicas y… las universidades. Y de que unos cuantos stakeholders quedarán razonablemente insatisfechos.

Seguiremos informando. Deseadnos suerte y valor.

CC BY-NC-SA 4.0 Un plan de sistemas “ágil” por Jose Ramon está licenciado bajo una Licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.

5 Comments

  1. JR,

    Suena muy interesante este PES con un enfoque mas evolutivo y participativo. ¿Sabes si ademas sera “abierto”? ¿Publicareis algun resultado?

    (¡Mucha suerte!) :-)

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  2. Gracias, Alex,
    Creo que no lo hemos pensado, pero ya sabes que la política de la UOC es bastante abierta en este punto. Y para mi, como profesor e investigador, publicar es quasi una obligación, siempre que ‘el cliente’ me deje. Saludos
    Y

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  3. Hola,

    Segueixo aquest blog sobretot arrel de la última assignatura del grau d’enginyeria informàtica (especialitat sistemes d’informació), Planificació i ús estratègic de SI. I la veritat es que és una font d’informació molt valuosa i no només per les PAC’s … avui he començat amb la creació d’un blog per anar explicant el TFG que espero acabar aquest semestre i en principi m’havia plantejat fer un pla de sistemes més tradicional … però aquesta estratègia àgil podria ser bona per la realització del meu projecte … espero poder llegir més informació aviat.

    Molta sort,

    Xavi

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  4. Hola Xavier, gràcies. No sé quin es el teu director del TFG, però encantat si us puc ajudar en alguna cosa. Com saps, el professor responsable tant de PUESI (grau) com de DETI (Direcció Estratègica de Tecnologies de la Informació, de Màster) soc jo. Salut

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  5. Bona tarda José Ramon,

    Encara no tinc tutor assignat, el projecte estarà en principi dins de l’àmbit d’aprovisionament de SI, merci per la predisposició i ja pots comptar que alguna cosa et consultaré …

    Fins aviat,

    Xavi

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