El Máster Plan de Sistemas de Información se presenta en sociedad (II)

En la entrada anterior, explicábamos el contexto, el enfoque y algunos primeros elementos del Máster Plan de Sistemas de Información de la UOC. Decíamos que era, o aspiraba a serlo, “estratégico”. Estratégico quiere decir alineado con la estrategia de la empresa y gobernado corporativamente, o sea, por la alta dirección. La informática, parafraseando a Clemenceau, es demasiado importante para dejársela a los informáticos (o al menos, sólo a ellos).

Gartner: El eco-sistema tecnológico de las Universidades según Gartner.

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3. Estratégico quiere decir, sin embargo y también, orientado a aquellas que cosas que son permanentes, o sea la misión y los procesos de negocio, que no varían o varían poco a lo largo de la vida de la empresa. La informática tiene ciclos de vida más largos y se enfoca a lo permanente, aunque tiene que dejar inevitablemente un espacio flexible a lo coyuntural. La gente que mejor ha resuelto este dilema han sido John Zachman, que ha hecho de ésto un negocio floreciente, y los profesores Weill, Ross y Robertson, del CISR del MIT, con su modelo de arquitectura de empresa, que ya hemos presentado aquí alguna vez.

A mí me apasiona el modelado de procesos de negocio y fueron bonitos, retadores y productivos los grupos de trabajo de visioning con profesores, gestores y tecnólogos, que lideraron Magí Almirall y Clara Beleña. Casi 100 personas participaron en el plan a lo largo de sus diferentes fases, aunque la participación y la comunicación nunca parece suficiente: es lógico que algunos miembros de la comunidad se puedan sentir excluidos, poco preguntados o informados.

4. Estrategia quiere decir también visión y radar tecnológico para identificar futuros plausibles y separar la moda pasajera. Nuestro trabajo exploró también ese contexto, ahora más convulso que nunca, y tuvimos la ayuda de la empresa de prospectiva tecnológica Gartner, que colabora con la UOC desde hace tiempo (y a cuyos informes nuestros estudiantes de diferentes áreas pueden acceder libremente) y de otras fuentes. El proyecto incorporó también la opinión recogida los últimos años sobre el uso y las necesidades de información y tecnología de nuestros estudiantes y colaboradores. Es interesante observar que nuestros clientes parecen más conservadores que nosotros en materia de uso de la tecnología.

5. Por último, estrategia tiene que ver con el modelo operativo de gobierno de IT que no es principalmente el organigrama, sino el ámbito de los principios; reglas y valores claros de “cómo se hacen las cosas aquí”. Juanjo Martí, director de informática en ese momento, y Ramón Capillas lideraron esta parte. No era fácil: una de las asignaturas pendientes del proceso de cambio era la integración de las “dos informáticas” de la casa, la de “tecnología educativa” y la de los sistemas de gestión. Hablar, compartir y escribir los principios y valores creo que les ayudó.

6. Por lo demás, un Plan Estratégico de Sistemas de Información es un proyecto o, mejor dicho, un proyecto que produce un programa. Por lo tanto, la identificación de los beneficios para el negocio y la gestión del alcance, los tiempos, los costes, la gestión de los interesados y todas esas cosas que hemos explicado aquí durante años y que se han recogido en un libro, son cruciales. Quizá en los proyectos de este tipo, como dice Rafael Macau, es más importante la gestión del tempo que de los tiempos; los beneficios para el negocio que el control de los costes o el alcance. Crear una corriente de opinión favorable entre los que tienen que decidir y preparar a la organización para el cambio puede que sea lo más importante de todo. Es el trabajo del espónsor, más central en un ejercicio de este tipo que en cualquier otra clase de proyectos.

Todo ésto puede dar una cierta impresión de desorden, de hilos de una madeja que misteriosamente tienen que componer un buen tapiz. Entiendo que puede ser también irritante para muchos buenos jefes de proyecto y miembros del equipo, jeje.

En la siguiente entrada explicaremos, para acabar, los principales resultados del Plan, lo que la casa ha decidido hacer en materia de sistemas de información, que probablemente os interesa más que toda esta parafernalia que milita entre la metodología dura, la pintura abstracta y la novela negra, pero sin la cual, en mi opinión, es difícil entender todo lo demás.

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