La tecnología RFID al servicio del inventariado de equipos informáticos

La tecnología RFID (Radio Frequency Identification) está muy presente en nuestra vida. Los usos más conocidos son los de seguridad y alarma entre los que nos encontramos como ejemplo claro las etiquetas anti hurto o pasaportes con tecnología RFID, seguimiento de animales o chips para mascotas. Su aplicación es cada vez más amplia desde la sanidad a la logística como el seguimiento de medicamentos y de los artículos de ropa y calzado. ¿Por qué no aportar valor a nuestra empresa aumentando la exactitud y eficiencia de nuestro inventario del parque informático haciendo uso de esta tecnología?

Para etiquetar los bienes que deseamos con la tecnología RFID existen diferentes tipos de tags o etiquetas: activos, pasivos y semipasivos en función de si necesitan o no alguna fuente de alimentación interna.

Los tags RFID (transpondedores) compuestos por una antena, un transductor radio y un chip, los lectores RFID (transceptores) compuestos por una antena, el transceptor y el decodificador, y un sistema de procesamiento de datos son los elementos que conforman un sistema para tener todo el equipamiento inventariado con RFID. Para imprimir las etiquetas convendría tener una impresora RFID que codifiquen la información en las etiquetas. Las impresoras RFID pueden realizar las tareas de Validación y Verificación asegurando que lo que se lee en la etiqueta RFID es lo correcto eliminando cualquier etiqueta defectuosa de la lista de etiquetas y minimizando el costo de la mano de obra al reducir la posibilidad de etiquetas no leídas.

En el caso que proponemos del parque informático de cualquier empresa los tags que mejor se adaptan son los pasivos ya que son los que pueden resultar más pequeños de tamaño como una etiqueta al carecer de fuente de alimentación interna autónoma y adaptarse bien al espacio disponible para su adhesión que nos ofrecen este tipo de equipamiento como monitores, pc, todo tipo de impresoras, escáneres, servidores, etc. La distancia de lectura que ofrecen suelen variar entre los 10 cm y los 10 m.

Existen varios tipos de etiquetas: solo lectura, lectura y escritura. En el caso de gestionar un inventario del parque informático de una empresa interesa que la etiqueta sea de lectura y escritura para poder grabar en ella en forma codificada los datos que consideremos necesarios. De esta forma se codifica la información del equipo en la etiqueta y con los lectores se envía a la aplicación de inventario. Esta codificación se haría según los campos a incluir en la etiqueta y según el estándar EPC

Este estándar compuesto por números que identifican el fabricante, producto, versión y número de serie utiliza un conjunto adicional de dígitos para identificar artículos únicos y singulares. Así obtenemos a bajo costo el asociar a un número una cantidad de datos dinámicos de un determinado ítem o bien, con lo que conseguimos nuestro principal objetivo de identificar cada ítem o bien con un código de identificación único.

El procedimiento para inventariar nuestros equipos informáticos e incluirlos en nuestra aplicación de inventario sería en fases:

– FASE INICIAL. Creación de una base de datos o campos que se hayan definido en la aplicación de inventario o base de datos. Carga de esta base de datos en un lector RFID.

– FASE DE ETIQUETADO PLANTA ACTUAL DE EQUIPOS INFORMATICOS. Estimar el número de equipos en nuestra planta e imprimir las etiquetas con su código de identificación único. El técnico informático de la empresa equipado con un lector RFID con la base de datos de la empresa y las etiquetas pregrabadas con su identificador único procede a etiquetar cada uno de los equipos definidos como inventariable y asocia cada etiqueta con cada equipo, modificando los datos erróneos, completando los que falten de cada equipo o dando de alta aquellos que no consten en la base de datos.

– FASE DE INVENTARIADO DE LOS EQUIPOS YA ETIQUETADOS CON RFID. Finalizado todo el etiquetado del parque informático en el lector se almacenará la información asociando cada código de identificación único con su correspondiente número de serie del ítem y toda esta información se revisa, se procesa y se pasa a la aplicación de inventario. Así podremos dar de alta, actualizar o dar de baja los equipos y tener los datos reales de nuestro parque informático.

– FASE DE ETIQUETADO NUEVAS ADQUISICIONES DE EQUIPOS. Las nuevas adquisiciones son sometidas al procedimiento de etiquetado, inventariado e inclusión en la aplicación tan pronto lleguen a la empresa y, posteriormente, son entregados e instalados a los usuarios finales o almacenados hasta que se requiera usarlos, siguiendo el mismo procedimiento mencionado anteriormente.

En algunos casos puede negociarse con el proveedor o fabricante para que realicen este proceso de etiquetado en sus almacenes y proporcionen los datos según el formato adecuado a nuestra aplicación antes de su suministro o en la entrega. De esta forma, se ganaría en agilidad a la hora de tener el inventario actualizado y una parte del trabajo ya estaría hecha con la consecuente bajada de costes.

Si bien este tipo de tecnología presenta algunas limitaciones como el tipo de superficie al que deben adherirse porque influyen de manera negativa en el comportamiento del sistema RFID o el tamaño de la etiqueta que varía entre unas etiquetas y otras e influir directamente en los costos. Por lo que identificar su uso y aplicación es fundamental para diseñar la mejor solución para nuestras necesidades de inventariar el parque informático.

Por otro lado, reduce las roturas y pérdidas desconocidas al conocer qué elementos han sido sustraídos e informa al personal encargado de cuándo los bienes están colocados en los sitios erróneos o son caducos. Como tecnología de identificación y localización, la tecnología RFID es más ágil, inmediata y rigurosa ayudando a ahorrar costes en la fabricación y control de los productos asociados con lo que también se ahorra en tiempo. Ambos aspectos fundamentales hoy en día.

Esther Bustamante Linero es Máster en Gestión de Proyectos y Licenciada en Psicología por la Universidad de Sevilla, actualmente trabaja en Ayesa, como Gestora de Inventario y Atención al Usuario para un proyecto de Sandetel, Sociedad Andaluza para el Desarrollo de las Telecomunicaciones.

Esta entrada fue publicada originalmente en el blog Sistemas de Información, editado por Juan Jesús Ros Guzmán, estudiante y titulado de los EIMT.