¿Unir PMBOK® y PRINCE2®?

(Trobareu versió en català més avall)

El pasado 22 de junio, en sede UOC pero en el contexto del capítulo de Barcelona del PMI (estrenábamos convenio de colaboración entre las dos entidades), Glòria Segura, una de las profesoras de nuestro equipo docente de Gestión de Proyectos, presentó una ponencia de título provocador: “Gana uniendo PMBOK® y PRINCE2®”.

Hablar de PRINCE2, el método de gestión de proyectos del gobierno británico (Axelos) y considerado competidor directo del PMBOK del PMI, en un contexto del PMI, era una oportunidad para la polémica; pero también una oportunidad para darlo a conocer -es todavía poco usado en nuestro país-, y para, sobre todo, exponer las ventajas de utilizar los dos marcos de trabajo de forma colaborativa, aprovechando las fortalezas de ambos, y obtener así un método de gestión de proyectos aún mejor.

Tanto si ya hemos adoptado (o queremos adoptar) PMBOK o PRINCE2, Glòria defendió que es posible buscar esta confluencia, añadiendo los puntos del uno que puedan complementar al otro en positivo. Por parte de PRINCE2 estos puntos serían:

  • La gran relevancia que se le da a la justificación del proyecto, desde su inicio hasta después de su cierre, definiendo también mecanismos para ser capaces de tomar la difícil decisión de parar un proyecto cuando se prevé que no dará los beneficios que lo justifican.
  • La robusta estructura organizativa de gestión de cada proyecto que tiene en cuenta los diferentes intereses (de negocio, de usuario y de proveedor) en la toma de decisiones, con roles y responsabilidades bien definidos y detallados.
  • La gestión por excepción, que permite delegar con control, definiendo tolerancias y también mecanismos de escalados, y cuándo hay que activarlos.
  • Las fases de gestión, como una capa adicional a las fases técnicas, facilitando una planificación más realista, el compromiso de recursos, la toma de decisiones, así como la mejora continua.
  • Una propuesta de documentos de gestión, con el detalle de apartados recomendados para cada uno, indicando incluso los criterios de calidad a cumplir
  • La facilidad de adaptación a diferentes entornos, entre ellos los ágiles o adaptativos.

Por su parte, PMBOK aportaría:

  • Un gran compendio de técnicas y herramientas a utilizar para cada proceso de gestión, que podríamos visualizar como la caja de herramientas del gestor de proyectos.
  • La gestión de los recursos humanos, para conseguir un uso efectivo de las personas involucradas en el proyecto.
  • Las habilidades y competencias que debe tener el gestor de proyecto, indicando incluso un código ético a seguir.
  • La gestión de adquisiciones que hay que afrontar en la mayoría de proyectos, teniendo en cuenta diferentes escenarios de contratación.

Por otro lado, hay áreas que son tratadas de forma similar por ambos marcos como, por ejemplo, el control de los cambios, la gestión de los riesgos y de la comunicación. También el enfoque de la estructuración en entregables (la WBS para PMBOK, la PBS para PRINCE2) sigue las mismas líneas, aunque PRINCE2 le da incluso más énfasis en el área de calidad.

En definitiva, quedó dicho que tenemos al alcance dos marcos de trabajo de gestión de proyectos muy robustos de los que se puede sacar el máximo beneficio al hacerlos trabajar juntos. Eso sí, siempre teniendo presente que lo más importante es el sentido común y la lógica, y que el objetivo no es seguir al pie de la letra las recomendaciones de estos marcos, sino maximizar el éxito de nuestros proyectos con una gestión lo más eficaz y eficiente posible.

 

Glòria Segura es ingeniera industrial. Lleva más de 25 años trabajando en el mundo IT, en consultoría, gestión de proyectos y gestión de servicios. Actualmente, su actividad se centra en la formación y consultoría de marcos de trabajo de Gestión de Servicios y de Gestión de Proyectos (ITIL, PRINCE2, PMBOK, MSP, Change Management, LeanIT).

Dr. Josep Maria Marco es profesor de los Estudios de Informática, Multimedia y Telecomunicación de la UOC y docente del ámbito de Management of Information Systems. Su investigación se focaliza, aunque no exclusivamente, en el estudio de los procesos de provisión de Servicios, Sistemas y Tecnologías de la Información (SSTI), así como en las prácticas de selección de proveedores de SSTI y de la gestión de la relación con ellos (con especial interés por el caso del sector público). Actualmente dirige el Postgrado en IT Project Management.

 

Unir PMBOK® i PRINCE2®?

El passat 22 de juny, a la seu de la UOC però en el context del capítol de Barcelona del PMI (estrenàvem conveni de col·laboració entre les dues entitats), la Glòria Segura (que, entre moltes altres coses, és una de les professores del nostre equip docent de Gestió de Projectes) va presentar una ponència de títol provocador: “Guanya unint PMBOK® i PRINCE2®”.

Parlar de PRINCE2, el mètode de gestió de projectes del govern britànic (AXELOS) i considerat competidor directe del PMBOK del PMI, en un context del PMI, era una oportunitat per a la polèmica; però també una oportunitat per donar-lo a conèixer -és encara poc usat al nostre país- i per, sobretot, exposar els avantatges d’utilitzar els dos marcs de treball de forma col·laborativa, aprofitant les fortaleses d’ambdós, i així obtenir un mètode de gestió de projectes encara millor.

Tant si ja hem adoptat (o volem adoptar) PMBOK o PRINCE2, la Glòria va defensar que és possible buscar aquesta confluència, afegint els punts de l’un que poden complementar a l’altre en positiu. Per part de PRINCE2 aquests punts serien:

  • La gran rellevància que se li dóna a la justificació del projecte, des del seu inici fins després del seu tancament, definint també mecanismes per ser capaços de prendre la difícil decisió d’aturar un projecte quan es preveu que no donarà els beneficis que el justifiquen.
  • La robusta estructura organitzativa de gestió de cada projecte que té en compte els diferents interessos (de negoci, d’usuari i de proveïdor) en la presa de decisions, amb rols i responsabilitats ben definits i detallats.
  • La gestió per excepció, que permet delegar amb control, definint toleràncies i també mecanismes d’escalats i quan cal activar-los.
  • Les fases de gestió, com una capa addicional a les fases tècniques, facilitant una planificació més realista, el compromís de recursos, la presa de decisions i també la millora contínua.
  • Una proposta de documents de gestió, amb el detall d’apartats recomanats per cadascun, indicant fins i tot els criteris de qualitat a complir.
  • La facilitat d’adaptació a diferents entorns, entre ells els àgils o adaptatius.

Per la seva banda, PMBOK aportaria:

  • Un gran compendi de tècniques i eines a fer servir per cada procés de gestió, que podríem visualitzar com la caixa d’eines del gestor de projectes.
  • La gestió dels recursos humans, per aconseguir un ús efectiu de les persones involucrades en el projecte.
  • Les habilitats i competències que cal que tingui el gestor de projecte, indicant fins i tot un codi ètic a seguir.
  • La gestió d’adquisicions que cal fer en la majoria de projectes, tenint en compte diferents escenaris de contractació.

D’altra banda hi ha àrees que són tractades de forma semblant per ambdós marcs com, per exemple, el control dels canvis, la gestió dels riscs i de la comunicació. També l’enfoc de l’estructuració en lliurables (la WBS per PMBOK, la PBS per PRINCE2) segueix les mateixes línies, encara que PRINCE2 li dóna encara més èmfasi en l’àrea de qualitat.

En definitiva, va quedar dit que tenim a l’abast dos marcs de treball de gestió de projectes molt robustos, dels quals se’n pot treure el màxim benefici fent-los treballar junts. Això sí, sempre tenint present que el més important és el sentit comú i la lògica i que l’objectiu no és seguir al peu de la lletra les recomanacions d’aquests marcs sinó maximitzar l’èxit dels nostres projectes amb una gestió al més eficaç i eficient possible.

 

Glòria Segura és enginyera industrial. Porta més de 25 anys treballant en el món IT, en consultoria, gestió de projectes i gestió de serveis. Actualment, la seva activitat se centra en la formació i consultoria de marcs de treball de Gestió de Serveis i de Gestió de Projectes (ITIL, PRINCE2, PMBOK, MSP, Change Management, LeanIT).

Dr. Josep Maria Marco és professor dels Estudis d’Informàtica, Multimèdia i Telecomunicació de la UOC i docent de l’àmbit de Management of Information Systems. La seva recerca se centra, tot i que no exclusivament, en l’estudi dels processos de provisió de Serveis, Sistemes i Tecnologies de la Informació (SSTI), així com en les pràctiques de selecció de proveïdors de SSTI i de la gestió de la relació amb ells (amb especial interès pel cas del sector públic). Actualment dirigeix el Postgrau en IT Project Management.

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