La gestión del tiempo y de las reuniones no es lo que nos habían contado

“El tiempo es el recurso más escaso y, si no se gestiona, ninguna otra cosa se puede gestionar”, decía Peter Drucker, el inventor de la ciencia o el arte de la gestión de empresas. “De todas las cosas que enseño, la más importante es la gestión del tiempo”, decía Tom Peters, otro gurú. El mayor estudio mundial sobre la gestión del tiempo de los primeros ejecutivos está dirigido nada menos que por Michael Porter y Nitin Nohria y se viene publicando en la Harvard Business Review.

El mayor motivo de ineficiencia y frustración de los directivos y del personal es la gestión de su tiempo.

Más allá de la literatura, el mayor motivo de ineficiencia y frustración de los directivos y del personal es la gestión de su tiempo: en particular, el tiempo dedicado a reuniones y la mala calidad de las decisiones. Según una investigación reciente de McKinsey, el 61% de los ejecutivos dicen que pasan la mitad del tiempo tomando decisiones en reuniones, de las cuales la mayoría no son efectivas.

El enfoque más popular para la mejora de la gestión del tiempo tiende a culpabilizar a las personas por su ineficiencia, falta de método y malas costumbres y promueve una estética kaizen: si organizan su calendario,  llegan puntuales, preparan las reuniones o intervienen a tiempo, si las reuniones son cortas, se hacen actas y listas de control o utilizan las herramientas, las cosas irán y les irán bien. Sin embargo, la investigación viene a demostrar que las mayores causas de fracaso en el manejo del recurso más escaso son organizativas, es decir, tienen que ver con el diseño y el comportamiento de la organización en su conjunto y de los primeros ejecutivos que las lideran. Veamos algunas.

  • La estrategia. Allí donde la estrategia no es muy clara o todo es estratégico y se produce una “sobrecarga de iniciativas” (initiative overload), el tiempo importante se dispersa, crecen los costes de coordinación, aumenta el estrés individual y grupal y se pierde concentración y eficacia.
  • El diseño organizativo. La efectividad de la asignación de tiempo personal y de los equipos y la calidad de las reuniones son menores allí donde no hay líneas de reporting claras o son muchas, complicadas y contradictorias; allí donde los objetivos son ambiguos y no están cuantificados; o allí donde los ámbitos de control (span of control, el número de personas supervisadas por una sola persona) no están bien dimensionados.
  • El gobierno corporativo. Allí donde el gobierno corporativo se distribuye en un gran número de comités y el reparto de los derechos de decisión (quién decide, quién debe ser consultado o informado, quién ejecuta una decisión) no está bien establecido o no se conoce, la pérdida de tiempo y de foco y la proliferación de reuniones están asegurados.
  • El rol y la configuración de las reuniones y los comités. Porque lo más importante de las reuniones no es el método ni la dinámica, sino el papel de la reunión en el funcionamiento de la empresa y en el proceso de toma de decisiones. Por tanto, es también una decisión directiva y de diseño: ¿es necesaria esta reunión? ¿para qué nos estamos reuniendo? ¿están los que tienen que estar? ¿sobra alguien? Por desgracia, la mayoría de las reuniones no están pensadas para decidir: son informativas o de “coordinación”, llenas de “turistas” a los que hay que invitar (o que se hacen invitar sin remedio) y en las que casi siempre se aprueba por aclamación o sin ningún procedimiento formal lo que se ha presentado. ¿Por qué, entonces, necesitábamos reunirnos?
  • Una gestión estratégica y empresarial de la agenda personal. La distribución del tiempo personal debería estar alineada con las prioridades individuales y de grupo. O sea, es más importante tener una “agenda”, en el sentido anglosajón (una distribución estratégica del tiempo), que no un “calendario” (una distribución física de los tramos de tiempo del día). Se tiene que poder explicar y ser muy resistente a las presiones del resto de la empresa. Las agendas públicas y abiertas donde tu tiempo depende de cualquiera que lo quiera ocupar, a mayor gloria precisamente de la colaboración y la productividad, son contraproducentes.
  • El soporte administrativo. Las agendas en línea y otros inventos han sustituido a las secretarias, que se perciben como un sobrecoste o un lujo. Como consecuencia, los directivos ocupan entre el 5% y el 10% de su tiempo gestionando su calendario, organizando viajes o justificando gastos. ¿Qué es más caro? No es sólo un problema operativo. Adoro a las buenas secretarias, una especie en extinción. Una secretaria entrenada puede discernir lo urgente de lo importante, lo necesario de lo eventual y lo que está alineado con las prioridades del directivo y de la empresa, de lo que es contingente.

En fin, si el tiempo es el recurso más valioso y más escaso (y si pensar y decidir es lo mejor que podemos hacer en ese espacio), estaría bien que la empresa y sus líderes se lo tomen más en serio y dejen de culparnos porque no lo gestionamos bien.

Jose Ramon Rodriguez es profesor de los Estudios de Informática, Multimedia i Telecomunicación de la UOC.

Oferta de trabajo: Junior IT Business Analyst – Integrations

La empresa Paack, con sede central en Barcelona, requiere de un analista empresarial informático Junior .

Tareas principales:

  • Definir y escribir la especificación técnica de integración para cada nuevo cliente.
  • Gestionar los cambios a las integraciones existentes con los nuevos clientes.
  • Probar y firmar las integraciones, asegurándose que se satisfacen las necesidades del cliente.
  • Gestionar y resolver incidencias, en colaboración con ingeniería.
  • Colaborar con los gestores de productos para definir y mejorar los canales de integración estándar.
  • Definir las mejores prácticas y asegurarse que sean seguidos por los desarrolladores al crear integraciones.
  • Implementar analíticas y control de las integraciones, garantizando que se gestionen las excepciones.
  • Gestionar la relación entre Paack y nuestros proveedores de informática e integradores de nuestros clientes.
  • Mantener las partes interesadas actualizadas sobre los adelantos.

Qué buscan:

  • Experiencia como analista empresarial, preferiblemente en la integración de sistemas.
  • Una licenciatura en informática o ingeniería, o experiencia profesional equivalente.
  • Experiencia trabajando con API de REST, Webhooks y FTP.
  • Experimenta la escritura de documentos de especificación técnica
  • Como que éste es un papel de cara al cliente, son fundamentales las excelentes habilidades de comunicación.
  • Fuertes habilidades en lengua inglesa y española, tanto verbales como escritas.
  • Capacidad de trabajar bajo presión y con prioridades cambiantes.

Qué ofrecen:

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  • Comienzo inmediato con un contrato permanente.
  • Salario competitivo.
  • Presupuesto de formación.
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  • 23 días de permiso anual.
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X Conferencia Internacional en Posicionamiento y Navegación en Interiores (IPIN)

Entre los días 30 de septiembre y 3 de octubre tuvo lugar en Pisa la X Conferencia Internacional en Posicionamiento y Navegación en Interiores, más conocida por sus siglas en inglés: IPIN, Indoor Positioning and Indoor Navigation. Ya habíamos hablado antes de la importancia del posicionamiento en interiores en varias entradas, aquíaquí y aquí.

Las conferencias IPIN no sólo muestran el estado actual del posicionamiento en interiores, a través de ponencias y pósters, sino que también incluyen una competición para demostrar cuáles son estos avances.

¿Cómo se compite en la IPIN?

Las reglas en la Conferencia Internacional en Posicionamiento y Navegación en Interiores (IPIN), a grosso modo, son sencillas: los participantes tienen que seguir una ruta y gana el que dé la posición de determinados puntos con el mínimo error. El error se calcula mediante la distancia entre la posición de cada punto que da el equipo participante y el punto real, con una penalización por dar una planta errónea. Eso sí, no se tiene en consideración el error de todos los puntos, sino sólo los del tercer cuartil, que se considera que tiene en cuenta cómo se comporta el sistema fuera de su “zona de confort”, sin llegar a considerar errores aleatorios que pudieran aparecer en el cuarto cuartil.

La competición en la vigente edición

En 2019, la competición se ha organizado en 5 tracks, 2 on-site y 3 off-site. Los tracks 1 a 4 corresponden a los edificios del Consiglio Nazionale delle Ricerche (CNR) de Pisa. El track 5, como se verá, es un poco especial y los datos se tomaron en un restaurante y en una fábrica. 

Los tracks on-site tienen lugar en el recinto de la competición un día determinado, que este año fue el día antes del inicio del congreso. Los participantes tienen que llevar a cabo un recorrido marcado por la organización, de unos 10 minutos, que tiene marcados diversos puntos que son los que los participantes tienen que facilitar. Al final del recorrido envían sus datos a la organización. Si lo creen oportuno, tienen derecho a una segunda ronda. El recorrido incluye también acciones concretas como pararse ante la máquina de café, sentarse, subir y bajar escaleras y ascensores, puertas cerradas que hay que abrir, etc. Los  tracks on-site de 2019 han sido:

  • Track 1: Smartphone based: los participantes tenían que conseguir la posición usando sólo los sensores del smartphone. En este track hubo 10 solicitudes de participación pero finalmente participaron 6. Organizado por Antonino Crivello y Filippo Palumbo del ISTI-CNR (Italia).
  • Track 2: Video based: los participantes llevan equipos de video en la parte superior del cuerpo (sin profundidad, sin Lidar), el procesamiento se realiza utilizando un  smartphone, tableta o ordenador. En este track hubo 6 solicitudes de participación pero finalmente participaron 4. Organizado por Soyeon Lee de ETRI (Corea del Sur).

Los tracks off-site se preparan unos meses antes de la competición. En ellos se recoge un dataset de medidas referenciadas para que los participantes puedan entrenar sus algoritmos (dataset de entrenamiento y validación), y después se facilita el dataset de la competición (dataset de evaluación), sin ningún punto de referencia. Los participantes tienen que facilitar la ruta de este dataset, y de ahí se obtiene el error. Los  tracks off-site de 2019 han sido:

  • Track 3: Smartphone based. El posicionamiento se basa exclusivamente en las medidas recogidas por un teléfono móvil. Para recoger las medidas para los diversos datasets se ha usado la aplicación Android desarrollada por el CSICGetSensor-Data 2.0”. Esta aplicación permite recoger información de todos los sensores disponibles en el teléfono (acelerómetro, barómetro, magnetómetro, GPS, bluetooth, WiFi, etc.) y, si se quisiera, incluso de sensores externos. El dataset de evaluación correspondía a una ruta de unos 20 minutos por los edificios de la competición que incluía paradas en la máquina de café, movimientos aleatorios e incluso una llamada telefónica.  La criticidad de este proceso ha llevado a la organización a organizar un Workshop asociado al IPIN sobre la recogida y preparación de datos para la competición. Este Workshop lo impartieron el Dr. Torres-Sospedra y Germán Mendoza-Silva de la Universitat Jaume I, el Dr. A. Perez-Navarro de la Universitat Oberta de Catalunya y los Dres. Antonio Jiménez y Fernando Seco del CSIC. En este track hubo 16 solicitudes de participación pero finalmente participaron 12. Organizado por Joaquín Torres-Sospedra de la Universitat Jaume I y Antonio R. Jiménez Ruiz del CSIC (España).
  • Track 4: basada en IMU montada en el pie: un peatón lleva a PERSY (Sistema de referencia de peatones), un sistema de navegación inercial de última generación que produce datos IMU, datos MAG y datos GNSS. En este caso, como en el anterior, el dataset de evaluación correspondía a un recorrido de unos 20 minutos.  En este track hubo 5 solicitudes de participación pero finalmente participaron 4. Organizado por Miguel Ortiz y Johan Perul del GEOLOC Team, IFSTTAR (Francia)
  • Track 5: xDR en escenarios industriales: rendimiento práctico de los métodos xDR en escenarios industriales: los datos de los sensores se miden en las operaciones reales mediante dispositivos Android. En este caso, no se considera sólo el error del posicionamiento, sino que se tienen en cuenta otros datos propios de un entorno de trabajo como la frecuencia de actualización, la detección de obstáculos, etc. En este caso los datos incluían una fábrica con 17,5 horas de datos; y un restaurante con 55,4 horas de datos. En ambos casos se utilizaron sensores BLE y un aparato (un smartphone) que el usuario lleva en el cuerpo . En este track hubo 5 solicitudes de participación pero finalmente participaron 4. Organizado por Ryosuke Ichikari, Ryo Shimomura de AIST y University of Tsukuba (Japón)

En total en la X Conferencia Internacional en Posicionamiento y Navegación en Interiores IPIN hubo 42 solicitudes de participación de las cuáles 30 finalmente materializaron su participación

Organizadores de la competición y participantes en las competiciones on-site de la X Conferencia Internacional en Posicionamiento y Navegación en Interiores (IPIN)
Imagen de los organizadores de la competición junto con los participantes en las competiciones on-site.

Ganadores del IPIN 2019 y conclusiones

A continuación, facilitamos los nombres de los ganadores de este año, con el 3er cuartil del error:

  • Track 1: equipo SNU-NESL (Corea del Sur) con una precisión de 3,38 m. El segundo fue el equipo TLBS con una precisión de 7,4 m.
  • Track 2: equipo HANA-MICRON (Corea del Sur) con una precisión de 3,64 m. El segundo equipo fue el STEPS (Israel) con una precisión de 8,47 m. En este caso hay una gran diferencia entre la precisión media del equipo (2,05 m, inferior a la media del equipo ganador, de 2,15 m) y la precisión del tercer cuartil (8,47 m), lo que muestra la importancia de tomar los datos del tercer cuartil, ya que se premia dar el máximo de puntos cercanos a la posición real, y no el posicionar muy bien unos pocos puntos.
  • Track 3: equipo INTEL LABS (EE.UU.) con una precisión de 2,27 m; el segundo equipo fue el NAVER LABS Europe (Francia) con una precisión de 2,36 m.
  • Track 4: equipo KIU-SNU (Corea del Sur) con una precisión de 1,6 m; el segundo equipo fue el KIT (Alemania) con una precisión de 1,7 m.
  • Track 5: en este caso había dos ganadores, en el restaurante, el ganador fue el equipo Kyushu University (Japón) con 3,36 m, y en la fábrica ganó el equipo Kawaguchi Lab  (Japón) con 9,04 m, aunque en este caso no se usaba sólo la posición para dar el ganador. Las segundas posiciones fueron para los mismos equipos, pero invertidas.

Como se puede ver, en situaciones on-site, que son las más críticas ya que los equipos se enfrentan con su sistema a un entorno nuevo, la precisión llega a poco más de 3 m, más que aceptable para muchas aplicaciones. Sin embargo, el hecho de que los segundos clasificados estén lejos de esta cifra muestra la excepcionalidad del resultado.  Esta precisión se consigue también en algunos casos en entornos industriales. En el caso off site, los equipos llegan a precisiones inferiores a los 2 m con IMU y inferiores a los 3 m. Sin embargo, estas precisiones se logran en lo que todavía se da en llamar entornos “de laboratorio” ya que, aunque la competición se lleva a cabo en entornos reales, los sistemas son prototipos de investigación. Sí que vale la pena destacar que, salvo en el track 5, donde se usan dispositivos BLE, en el resto de tracks se logran estas precisiones sin infraestructura dedicada, lo que facilita el despliegue y mantenimiento de los sistemas.

En 2020, la Conferencia Internacional en Posicionamiento y Navegación en Interiores IPIN se celebrará en  Pekín, donde se espera incluir un track de posicionamiento de vehículos en interiores; y en 2021, los EIMT, el grupo de investigación ICSO y el IN3, en colaboración con la Universitat Jaume I, organizaremos la XIIa edición del IPIN. ¡Os esperamos!

Dr, Antoni Perez-Navarro es profesor de física de los Estudios de Informática, Multimedia y Telecomunicación, miembro del grupo de investigación ICSO y director de investigación del eLearn Center, de la UOC.

Dr. Joaquín Torres-Sospedra es investigador de la Universitat Jaume I y chair del Comité de Estandarización de la conferencia IPIN.

Dr. Raúl Montoliu Colàs es profesor de la Universitat Jaume I y director del grado de diseño y desarrollo de videojuegos.

Los tres son miembros de la RED DE EXCELENCIA EN
POSICIONAMIENTO Y NAVEGACION EN INTERIORES Y EXTERIORES
DELIMITADOS
con número: TEC2017‐90808‐REDT TEMÁTICAS